Fundamentos de Administración - Hasbleidy Moreno

Administración: Teoría y Práctica

La administración es el procedimiento de planear, organizar, coordinar y supervisar los recursos de una entidad (tiempo, información, dinero, materiales y personal) con la finalidad de lograr metas de la forma óptima posible.

Su relevancia se debe a que facilita la coordinación de esfuerzos y el uso óptimo de los recursos existentes, lo cual evita desperdicios y logra un mejor desempeño. 

La administración, en la actualidad, se comprende como un instrumento que es dinámico y flexible, con la capacidad de ajustarse a un mundo que está en constante cambio. Ya no se restringe a la organización de los recursos en una compañía, sino que incluye aspectos como la innovación, el manejo de tecnología, la sostenibilidad y la responsabilidad social. Para tomar decisiones más acertadas en la actualidad, se basa en sistemas digitales, análisis de datos y comunicación a nivel mundial.

Ética y confianza, pilares de la administración

La ética es el campo de la filosofía que analiza lo que está bien y lo que está mal, es decir, los principios que orientan una conducta humana adecuada en la vida diaria. La ética empresarial es la aplicación de esos mismos principios en el ámbito de los negocios. Significa que una compañía y sus empleados no solo tienen que enfocarse en obtener beneficios, sino también comportarse con honestidad, responsabilidad y respeto hacia los clientes, proveedores, trabajadores y la sociedad.

La confianza es esencial, pues produce fiabilidad y seguridad. Fortalece el trabajo en equipo, mejora la responsabilidad y motiva a los trabajadores dentro de las compañías. Construir una buena imagen y relaciones duraderas con los aliados y los clientes es esencial para el éxito de la organización.

La administración como Ciencia, técnica y arte

Es arte porque demanda creatividad, expresiones y capacidades que contribuyen a tomar decisiones y a orientarse en situaciones concretas; es técnica debido a que utiliza procesos, herramientas y normas prácticas que posibilitan su empleo de forma efectiva; es ciencia porque está basado en conocimientos, principios y métodos organizados, tales como la observación y el análisis. 

Responsabilidades del administrador 

Su principal función consiste en coordinar e integrar los trabajos de otras personas, lo que lo diferencia de los que solo cumplen con tareas concretas. Los administradores se pueden dividir en tres niveles: el nivel alto, que abarca las decisiones políticas y estratégicas de la organización; el nivel medio, que une a los supervisores con la dirección alta; y el de primera línea, que tiene como tarea la supervisión directa de los empleados.
Además, se indica que la labor del administrador debe unir eficacia (realización de los objetivos) y eficiencia (utilización apropiada de recursos). En conjunto, estas dos características posibilitan que las organizaciones logren sus metas al disminuir los costos y al optimizar el uso de sus recursos.

El rol del administrador en cuanto efectividad y productividad es garantizar que los recursos de la organización (tiempo, dinero, materiales y personas) se utilicen de modo óptimo para lograr los objetivos establecidos. Alcanzar la eficacia, que implica cumplir con las metas establecidas, y la eficiencia, lo cual quiere decir disminuir gastos y prevenir el derroche, es una obligación. El administrador consigue la productividad al combinar ambas, lo que refleja el óptimo desempeño de la empresa y el uso apropiado de los recursos.

Áreas funcionales de la empresa 

Los diferentes departamentos o divisiones en los que se organiza una compañía para optimizar su funcionamiento y alcanzar sus metas constituyen las áreas funcionales de la empresa. Cada área tiene responsabilidades particulares; sin embargo, todas cooperan de forma coordinada para lograr el éxito de la organización.

- Área de producción u operaciones: Se encarga de fabricar bienes o prestar servicios, controlando procesos, calidad y uso de recursos.

- Área de finanzas: Administra el dinero de la empresa, controla ingresos, gastos, inversiones y busca mantener la estabilidad económica.

- Área de recursos humanos: Gestiona al personal, desde la contratación y capacitación hasta la motivación, seguridad y bienestar laboral.

- Área de mercadotecnia o marketing: Se ocupa de conocer las necesidades del cliente, diseñar productos o servicios adecuados y promocionarlos para generar ventas.

- Área administrativa o dirección: Coordina y supervisa todas las áreas, planificando estrategias y tomando decisiones para cumplir con los objetivos de la empresa.

Reflexión y aprendizaje

La administración no solo pertenece a las empresas, sino a la vida diaria. Administrar es organizar el tiempo, planear proyectos, tomar decisiones y aprovechar recursos. Gracias a ella, las metas dejan de ser solo ideas y se convierten en logros reales.